CONDITIONS GENERALES DE VENTE DE MATERIEL ET DE PRESTATIONS
Entrée en vigueur le 16/10/2025
Article 1 – Objet
Les présentes Conditions Générales de Vente – CGV – régissent les relations entre la société dénommée XBHOST, SAS immatriculée au RCS de LYON sous le n°988316253, dont le siège social est situé ZAC DE SACUNY, 287 RUE BARTHELEMY THIMONNIER, 69530 BRIGNAIS, code NAF 95.11Z, TVA intracommunautaire n°FR17988316253, Tel : 04 78 65 91 91 – Mail : projets@xbhost.fr – site Web : www.XBHOST.fr, représentée par son gérant en exercice,
Ci-après désignée « le prestataire »,
Et toute personne physique ou morale souhaitant acheter, faire installer, entretenir des systèmes informatiques et/ou mettre en place une prestation de maintenance
Ci-après désignée « le client »,
Et désignées ensemble « les parties ».
Article 2 – Acceptation des Conditions Générales de Vente – obligations du client
Toute commande implique l’adhésion pleine et entière du client aux présentes CGV, à l’exclusion de tout autre document, sauf stipulations écrites différentes entre les parties. Sont nulles toutes adjonctions, ratures, modifications ou suppressions portées sur le contrat qui ne seraient pas revêtues de l’approbation de chaque partie.
Le client est informé que les produits vendus par XBHOST ne sont pas en libre-service, et que leur installation, leur mise en service et leur maintenance relèvent du champ de compétence d’un professionnel qualifié. Il s’engage à respecter les conditions normales d’utilisation du matériel et à appliquer strictement toutes les instructions données par le prestataire.
Le matériel, les équipements et leur installation devront être conformes aux normes fournies par le fournisseur, ainsi que le local, les installations électriques et les supports d’information.
Le matériel ne pourra être modifié, déplacé ou réparé par des tiers sans autorisation préalable du prestataire.
Article 3 – Produits et Services
XBHOST est une SSII qui commercialise du matériel et de la prestation de services.
Vente de marchandise : Ordinateur fixe et portable, Serveur, accessoire réseau, connectiques.
Vente de logiciel et d’abonnement (OS 365, antivirus, antispam, sauvegarde)
Sous-traitance
Vente d’hébergement de sauvegarde en Datacenter
Prestation de services, livraison et installation sur site ou à distance
Audit informatique
Dépannage
Article 4 – Commandes – Contrat – Devis
Devis : Toute prestation donne lieu à un devis détaillé valable 15 jours lorsque la prestation implique la vente de matériel ; de même concernant les prestations d’entretien et de maintenance ou astreinte.
Le client a toujours la faculté de prendre connaissance des caractéristiques essentielles des produits vendus sur le site du fabricant du matériel vendu par XBHOST (qui ne fabrique aucun des produits vendus).
Le devis comporte à minima les éléments suivants : numéro et date du devis, durée de validité du devis, référence et désignation précises du ou des Produit(s) et des Services, désignation précise des prestations d’installation, et le cas échéant les conditions de la maintenance annuelle, les éventuels frais de transport, quantité, prix unitaire hors taxes, prix total hors taxes, montant de la TVA, prix total TTC le cas échéant hors écotaxe et copie privée (le montant de celles-ci n’étant pas connu avant réception de la facture du fournisseur), coordonnées du Client, lieu et consignes particulières de livraison et installation ou désinstallation. Le devis comprend une mention suivant laquelle les présentes CGV ont été remises et acceptées préalablement à la passation d’une commande ; le cas échéant, le devis mentionne expressément les dérogations aux CGV accordées par la société XBHOST et le fait que leur non-respect emporte retour à la pleine application des CGV initiales.
Dans l’hypothèse de vente de matériel – et seulement lorsque le prestataire est en mesure d’obtenir l’information de la part du fournisseur/fabriquant – le devis mentionne également la durée pendant laquelle les pièces détachées indispensables à l’utilisation des produits achetés sont disponibles. Toutes modifications relatives à ces informations ne peuvent toutefois entrainer la mise en cause de la responsabilité de XBHOST.
Validation : la commande est validée après signature du devis et versement d’un acompte de 30% TTC du montant total de la prestation, lorsque la prestation implique la vente de matériel. Lorsque la prestation concerne la mise en place d’un contrat de maintenance/astreinte ou tout contrat pluriannuel, la commande est validée par le versement du montant de la première prestation (qui ne sera programmée qu’après règlement).
Modification : Toute modification de la prestation après validation du devis initial sera soumise à l’établissement d’un devis complémentaire, lui-même validé dans les mêmes conditions qu’au précédent alinéa.
Aucune commande de matériel chez les fournisseurs ne sera ordonnée avant la réception de l’acompte de 30% visé ci-dessus dans le cadre des prestations impliquant une vente de matériel.
Toute commande est, par principe, ferme et irrévocable ; aucune annulation ou modification ne peut être accordée après la confirmation de la commande, sans accord exprès, écrit, et préalable de la société XBHOST. En conséquence, toute annulation ou modification non autorisée par le prestataire engage la responsabilité du client et l’obligera à indemniser le prestataire du préjudice subi de ce fait.
Les prestations d’entretien, maintenance, astreinte…etc. donnent lieu à l’établissement d’un contrat séparé.
Article 5 – Droit de rétractation
Conformément à la législation en vigueur (article L221-18 du code de la consommation), si le devis a été signé au domicile du client, ce dernier bénéficie d’un droit de rétractation de 14 jours à compter de la date de signature du devis. Ne s’applique pas lorsque la prestation a été pleinement exécutée avant la fin du délai de rétractation, avec l’accord du client. Notamment, le client ne pourra pas exercer son droit de rétractation s’il réceptionne le matériel avant l’expiration du délai de
14 jours mais qu’il accepte l’installation et la mise en service par le prestataire (y compris dans l’hypothèse où l’installation et la mise en service ne sont pas réalisées par le prestataire).
Ce droit s’exerce par la notification à la société XBHOST, par courriel, courrier simple ou courrier recommandé avec AR, auquel le prestataire adressera un accusé de réception de la rétractation par mail ou, à défaut, courrier postal simple.
Si le client use de sa faculté de rétractation, le retour des matériels vendus devra s’effectuer aux frais exclusifs du client dans un délais de 14 (quatorze) jours à compter de la notification de l’exercice de son droit de rétractation, dans leur emballage d’origine, en parfait état, non utilisés et accompagnés des accessoires ou notices éventuels ; le colis de retour devra comporter un bordereau de retour détaillé. Les produits devront être renvoyés à l’adresse expressément indiquée par la société XBHOST.
Dans le cas d’un retour des matériels livrés sans pose, les produits retournés incomplets, abîmés, endommagés, salis ou utilisés pourront ne pas être repris.
Le remboursement par le prestataire interviendra au plus tard dans les 14 (quatorze) jours à compter de la réception des produits retournés, selon le même mode de paiement que le paiement initial (sauf accord des parties pour un mode de remboursement différent).
Article 6 – Tarifs et Paiement
Prix : Les prix sont exprimés en euros (€) et peuvent inclure ou non la TVA selon les dispositions légales. Ils tiennent également compte des éco rétributions. Lorsqu’ils sont indiqués hors taxes, ils sont par voie de conséquence majorés du taux de TVA en vigueur et des frais de transports applicables au jour de la commande.
Facturation : Une première facture d’acompte de 30% est émise lors de la validation du devis, payable de préférence par virement ou prélèvement, le cas échéant, par chèque ; son bon règlement emporte commande du matériel chez les fournisseurs.
Une deuxième facture d’acompte de 20% est émise à la livraison du matériel acheté auprès des fournisseurs ; son règlement (selon mes mêmes modalités que la précédente) conditionne l’installation et la mise en service du produit. Par dérogation, le devis signé pourra disposer de modalités de règlement différentes (voir supra, article 4 – al.3)
Une facture du solde est émise à la fin de la prestation.
Rabais et ristournes : Les tarifs proposés comprennent les rabais et ristournes que la société XBHOST serait amenée à octroyer compte tenu de ses résultats ou de la prise en charges par l’acheteur de certaines prestations.
Modalités de paiement : Les paiements sont effectués de préférence par virement sur le compte bancaire du prestataire, mentionné sur les factures ; ils peuvent être effectués par prélèvement, ou encore par chèque. Les paiements en espèce ne peuvent excéder 1000,00 € (mille euros) en raison des dispositions légales (article L112-6 du Code monétaire et financier et du décret n° 2015-741 du 24.06.2015). En cas de paiement par chèque, le prestataire demande au client de justifier de son identité au moyen d’un document officiel d’identité en cours de validité comportant photographie (article L131-15 du Code monétaire et financier). Dans le cas d’un paiement de facture d’acompte par chèque, le client ne commandera ou n’installera les matériels qu’après avis de bon sort.
Echéance : Le paiement de chaque facture doit intervenir dans un délai de 30 jours (article L441-10 du Code de commerce) sauf dispositions contractuelles contraires prévues par les parties.
Escompte : Aucun escompte ne sera consenti en cas de paiement anticipé.
Retard de paiement : tout retard de paiement entraine des pénalités :
–Pénalité légale forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article L441-10 du Code de commerce) applicable à chaque facture.
–Pénalité de retard égale au taux légal en vigueur multiplié par trois à compter de la date d’échéance de la facture.
Ces pénalités sont applicables de plein droit, sans qu’une mise en demeure préalable ne soit nécessaire. Une facture de pénalité pourra être émise par le prestataire, détaillant les pénalités appliquées à la date de ladite facture. Cette facture est transmise par mail et/ou courrier simple.
Article 7 – Clause résolutoire
Si dans les 15 jours qui suivent la transmission de la facture de pénalités, le client acheteur ne s’est pas acquitté des sommes dues, la vente sera résolue de plein droit ; cette résolution pourra ouvrir droit à l’allocation de dommages-intérêts au profit de la société XBHOST. Le client ne pourra revendiquer aucune indemnisation au titre de la rupture du contrat et de ses conséquences à l’encontre du prestataire. Le prestataire pourra alors faire valoir sa clause de réserve de propriété.
Article 8 – Transport – stockage – Modalités de livraison
Le transport du matériel est à la charge du client, sauf stipulation contraire dans le devis préalablement établi. Le prestataire décline toute responsabilité liée au transport, ainsi que tout retard du transporteur ; l’accomplissement des formalités de paiement et taxes, notamment douanières, sont intégralement supportées par le client.
En cas de retard lors des opérations de livraison du fait du client, un surcoût dû aux immobilisations de personnel et de locaux (stockage) pourra être facturé au client à raison de 3/1000 du montant du matériel stocké par jour de retard.
La livraison est matérialisée par la remise directe des matériels achetés au Client ;
Délais / retards : le client renonce à réclamer des pénalités de retard.
Les produits commandés sont en principe livrés dans le délai indiqué sur le devis dûment signé et retourné à la société XBHOST par le Client.
La société XBHOST est autorisée à faire des livraisons partielles. En cas de retard de livraison supérieur à 60 jours (hors cas de force majeure) le Client pourra demander la résolution de la vente après une mise en demeure restée infructueuse demandant au prestataire de s’exécuter dans un délai raisonnable.
Vérification/réclamation : Lors de la réception des Produits, le Client doit vérifier l’état apparent des matériels et il doit émettre toutes les réserves nécessaires au transporteur (emballages dégradés, ouverts, matériel endommagé, sale, cassé…) et en informer immédiatement la société XBHOST (idéalement par mail), puis confirmer ces réserves auprès de la société XBHOST par lettre recommandée avec accusé de réception dans les deux jours ouvrables suivant la réception des produits. A défaut, ces derniers seront réputés conformes en quantité et en qualité.
Les réserves exprimées par écrit devront mentionner le numéro de devis, la date et le numéro de facture, la référence et le numéro de série des matériels concernés, et une description précise des anomalies constatées (pouvant être complétée par des clichés). Pour que la réclamation soit valable, le Client s’interdit strictement d’intervenir sur les produits, une expertise sera réalisée par un technicien de la société XBHOST (ou toute personne déléguée par le prestataire).
Si le vice apparent est confirmé par le prestataire, cette dernière pourra décider librement de remplacer gratuitement les produits concernés (le cas échéant par
un produit équivalent), de les réparer, ou de les rembourser, à l’exclusion de toute indemnité et/ou de dommages et intérêts pouvant être revendiquée par le Client.
Article 9 – Accès au matériel pour les prestations
Le client s’engage à laisser au personnel envoyé par le prestataire le libre accès au matériel couvert par le contrat ; il lui laissera un espace suffisant, lui assurera l’assistance nécessaire et devra notamment mettre à sa disposition les opérateurs et le matériel nécessaire à l’exécution des travaux de réparation.
Les interventions seront effectuées par les techniciens délégués par le prestataire, pendant les heures normales de travail, les jours ouvrables du lundi au vendredi. Si les interventions sont effectuées en dehors des heures normales de travail, avant 9 heures et après 17 heures 30, ou les samedis, dimanches ou jours fériés, les déplacements et interventions seront facturés suivant accord préalablement conclu entre les parties.
Au cas où le technicien envoyé par le prestataire ne pourrait avoir accès au matériel du fait du client, le temps passé par le technicien ne pourra excéder 15 minutes d’attente et il sera remis un avis de passage horodaté.
Il est entendu que l’obligation qui pèse sur le prestataire est une obligation de moyen et en aucun cas une obligation de résultat.
Article 10 – Clause de réserve de propriété
Les produits sont vendus avec une clause subordonnant expressément le transfert de propriété au paiement intégral du prix en principal et accessoires. Le paiement intégral est considéré effectué à la date d’encaissement effectif du prix. L’acceptation de la livraison par le client équivaut à l’acceptation expresse et sans réserve de cette clause par le client, ce que ce dernier reconnait expressément.
A ce titre, si le Client acheteur fait l’objet d’une procédure de redressement et/ou liquidation judiciaire, la société XBHOST se réserve le droit de revendiquer les marchandises vendues et restées impayées dans le cadre de cette procédure collective. En outre, les sommes versées et reçues au titre de l’exécution du contrat conclu ne seront en aucun cas remboursables.
Les Produits livrés restent par conséquent la propriété de la société XBHOST jusqu’au règlement complet de la commande.
Pendant ce délai, le Client est dépositaire, à ses risques et périls, des matériels vendus par XBHOST et doit y apporter tous les soins nécessaires. Le Client a pour obligation d’assurer ces matériels contre les pertes et dégâts de toute nature.
Les produits frappés de « Réserve de Propriété » ne peuvent être revendus et ne peuvent être donnés en gage ou en garantie. En cas de saisie, le client prendra en charge tous frais de procédure de revendication.
En cas de non-paiement à l’échéance convenue, la restitution des matériels livrés pourra être exigible immédiatement. Les frais générés pour la restitution des produits seront entièrement supportés par le Client.
Article 11 – Garanties
11-1 Garantie légale de conformité (articles L.217-3 à L.217-20 du Code de la consommation)
XBHOST, en sa qualité de prestataire vendeur, reste tenue des défauts de conformité des biens vendus conformément aux articles L.217-3 et L.217-4 du Code de la consommation ; elle rappelle au Client que dans le cadre de la garantie légale de conformité
– il bénéficie d’un délai de deux ans à compter de la délivrance du bien pour agir ;
– il peut choisir entre la réparation ou le remplacement du bien, sous réserve des conditions de coût prévues par l’article L. 217-9 du Code de la consommation
– il est dispensé de rapporter la preuve de l’existence du défaut de conformité du bien durant les six mois suivant la délivrance du bien. Ce délai est porté à vingt-quatre mois à compter du 18 mars 2016, sauf pour les biens d’occasion.
Le Client est également informé que la garantie légale de conformité s’applique indépendamment des garanties commerciales éventuellement consenties.
11-2 Garantie contre les vices cachés (articles 1641 à 1648 du Code civil)
La société XBHOST rappelle qu’elle ne fabrique aucun des produits qu’elle vend ; le Client ne pourra donc pas engager la responsabilité de cette dernière au titre des vices cachés ; le Client devra donc se retourner directement contre le fabriquant ou le constructeur, dans les conditions légales et éventuellement contractuelles fixées par ce dernier et peut choisir entre la résolution de la vente ou une réduction du prix de vente conformément à l’article 1644 du code civil.
11-3 Durée de garantie des matériels livrés
Les conditions et durée de garantie des matériels livrés par le prestataire au client sont celles données par les fournisseurs au prestataire ; la responsabilité du prestaire ne saurait être engagée par le client à raison de ce motif ou de tous changements survenus à l’initiative du fabriquant.
11-4 Exclusion de garantie
Le Client ne pourra bénéficier des garanties visées au présent article notamment dans les cas suivants :
- Dommages causés par l’altération, la réparation, l’ajustement ou l’installation des Matériels par un tiers n’intervenant pas pour le compte du prestataire ou à sa demande.
- Dommages causés par un accident, une mauvaise utilisation ou une utilisation abusive des Matériels par le Client.
- Dommages causés par l’utilisation de pièces de rechange non fournis par le fournisseur ou le prestataire utilisés de manière non recommandée avec les équipements ;
11-4 Modalités d’exercice des garanties
Si le matériel vendu s’avère défectueux pendant la période de garantie légale, le Client doit immédiatement cesser d’utiliser le produit concerné et adresser une demande de prise en charge auprès de la société XBHOST dans le délai de huit (8) jours à compter de la découverte du défaut ou de la non-conformité.La demande peut être adressée par mail de préférence, ou par courrier simple ou recommandé avec A.R.) dont la société XBHOST accusera réception par mail, ou à défaut par courrier simple. Il sera ensuite procédé par la société XBHOST à une analyse technique du/des produit(s) défectueux afin de vérifier si le Client peut bénéficier de la garantie légale.
Si tel est le cas, il sera procédé à la réparation ou à l’échange standard du matériel. Si la cause de la panne rentre dans le champ de la garantie légale, que le produit n’est pas réparable et ne peut être échangé par un produit identique ou équivalent, celui-ci sera remboursé sous forme d’avoir ou de remboursement. Dans tous les cas le prestataire proposera la solution la plus adaptée (remplacement de la pièce défectueuse, remplacement de l’article ou remboursement).
Si le technicien procédant à l’analyse technique conclut que le Client ne peut bénéficier de la garantie légale, le Client pourra procéder à une réclamation selon les modalités ci-après.
Article 12 – limitation de responsabilité
Ces limitations sont définies spécifiquement dans le cadre du contrat de maintenance/astreinte éventuellement mis en place lors de la vente de matériel.
Dans le cadre de la mise en place d’une prestation de sauvegarde, la responsabilité du prestataire ne pourra être engagée que dans le cadre défini par la souscription d’un contrat spécifique. En l’absence de contrat, le client ne pourra engager la responsabilité de XBHOST à raison de la perte des données sauvegardées par un prestataire externe.
Article 13 – Réclamations
Toute réclamation doit être adressée par courrier recommandé avec A.R. dans les trente jours qui suivent la livraison ou la survenance de l’incident. Le prestataire s’engage à procéder à un examen contradictoire des produits avec un autre technicien et à justifier par écrit la cause du refus de la garantie, si celle-ci ne peut être acquise au bénéfice du Client.
En cas de désaccord, le Client pourra saisir le médiateur de son choix sur la liste de la commission d’évaluation et de contrôle de la médiation de la consommation (CECMC) sur le site : https://www.economie.gouv.fr/mediation-conso
Article 14 – Force majeure
La responsabilité du Vendeur ne pourra pas être engagée si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations écrites dans les présentes CGV ou dans les devis ou contrats, découle d’un cas de force majeure ; à ce titre, la force majeure s’entend de tout évènement extérieur imprévisible et irrésistible au sens de l’article 1148 du Code civil. Il en sera ainsi notamment en cas d’évènements intervenant au sein de la société XBHOST, tels que grève, épidémie, embargo, accident, interruption ou retard dans les transports, impossibilité d’être approvisionnée par les fournisseurs, défectuosité ou disparition des matières premières, ou tout autre évènement indépendant de sa volonté entrainant un chômage total ou partiel au sein de la société XBHOST.
Article 15 – Reprise des EEE (article R.543-180 du Code de l’environnement)
En vertu de l’article R 543-180 du code de l’environnement, lors de la vente d’un équipement électrique ou électronique (EEE), le prestataire reprend les équipements électriques ou électroniques usagés dont le Client se défait, dans la limite de la quantité ou du type de matériel vendu, selon les conditions définies au devis (gratuitement pour les articles soumis à écotaxe).
La reprise des produits s’effectue selon les modalités suivantes : reprise de l’équipement usagé sur le lieu lors de la livraison (dans la limite d’un pour un).
Article 16 – Non-sollicitation de personnel
Le client s’interdit d’engager, ou de faire travailler d’aucune manière, tout collaborateur présent ou futur du prestataire. La présente clause vaudra, quelle que soit la spécialisation du collaborateur en cause, et même dans l’hypothèse où la sollicitation serait à l’initiative du collaborateur. La présente clause développera ses effets pendant toute l’exécution du présent contrat, et durant deux ans à l’issue de sa terminaison.
Article 17 – Données personnelles – Règlement européen 2016/679 dit « RGPD »
Le Client est informé que certaines informations nominatives le concernant, telles que son identité, ou ses coordonnées, sont susceptibles de faire l’objet d’un traitement de données par la société XBHOST, en sa qualité de responsable des traitements de données personnelles.
Ces données sont susceptibles d’être utilisées par le prestataire dans le respect des dispositions du Règlement européen 2016/679 dit « RGPD ».
Conformément à la loi, le Client jouit d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des données le concernant, qu’il peut exercer directement auprès de la société XBHOST, en lui adressant sa demande par mail ou par courrier.
De manière générale, les données concernant chaque Client sont conservées 5 ans à compter de votre dernière activité. (Achat, maintenance …) puis archivées pour une durée de 5 an supplémentaire pour des raisons strictement limitées par la loi. (Paiement, garanties, litiges …)
Article 18 – obligation de confidentialité
Le prestataire considèrera comme strictement confidentiel, et s’interdit de divulguer, toute information, document, donnée ou concept dont il pourra avoir connaissance à l’occasion du présent contrat, sauf accord préalable du client. Pour l’application de la présente clause, le prestataire répond de ses salariés comme de lui-même. Le prestataire toutefois ne saurait être tenu pour responsable d’aucune divulgation si les éléments divulgués étaient dans le domaine public à la date de la divulgation, ou s’il en avait connaissance, ou les obtenait de tiers par des moyens légitimes.
Article 19 – Litiges – Médiation – Droit applicable et juridictions compétente
Les parties s’engagent à tenter de résoudre amiablement tout différend susceptible d’intervenir entre elles à l’occasion de l’exécution du contrat, sur la médiation d’un médiateur à désigner d’un commun accord (voir supra), qui, saisi à l’initiative de la partie la plus diligente, formulera une proposition de conciliation dans le mois suivant la saisine. Les frais de médiation seront supportés par moitié par chacune des parties.
Tout litige relatif à l’application et/ou à l’interprétation des présentes CGV est soumis au droit français ; à défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant le Tribunal de Commerce de LYON.